Автоматизированная система управления закупками (АСУЗ, или SRM – supplier relationship management) — это программное обеспечение, которое позволяет организациям эффективно управлять закупками товаров и услуг и взаимоотношениями с поставщиками.
SRM-системы являются важным инструментом для современных организаций, позволяющим улучшить эффективность и качество процесса закупок, снизить риски и ошибки, а также соблюсти законодательные требования, связанные с закупочной деятельностью. Внедрение таких систем помогает организациям экономить время и ресурсы, что в свою очередь увеличивает их конкурентоспособность на рынке. Для достижения максимальной эффективности необходимо правильно выбрать и настроить, или же разработать АСУЗ на заказ, а также обеспечить обучение и поддержку пользователей системы.
Системы управления закупками на предприятии должны выполнять следующие функции:
SRM-система необходима любому предприятию, которое в больших объёмах приобретает товары и услуги для своей деятельности. В зависимости от размера компании система управления закупками помогает решать те или иные задачи: крупным компаниям АСУЗ помогает ускорить и оптимизировать процесс закупочной деятельности и консолидировать информацию о множестве закупок, а среднему и малому бизнесу более актуально уменьшение затрат и повышение эффективности закупок благодаря внедрению АСУЗ. Таким образом, к преимуществам внедрения АСУЗ можно отнести:
Если в компании еще нет автоматизированной системы управления закупками и вопрос о выборе готовой или разработке такой системы с нуля стоит открытым, важно проанализировать доступные решения по ряду критериев:
Из перечисленных выше требований необходимо выбрать наиболее критичные для компании и убедиться, что рассматриваемая к внедрению система в первую очередь удовлетворяет им.
Чтобы проиллюстрировать возможности и ограничения SRM-систем, существующих сегодня на российском рынке, мы провели сравнительный анализ некоторых из них и представили результаты в виде таблицы:
*Информацию для анализа мы брали с сайтов поставщиков и других открытых источников. Богатство функциональности оценивали по наличию или отсутствию следующих модулей: формирование заявок, формирование лотов, планирование закупок, проверка поставщиков, перечень поставщиков, реестр договоров, каталог товаров, ЭТП, портал поставщиков, мониторинг договоров.
Внедрение системы управления закупками «из коробки» является наиболее быстрым и относительно недорогим способом автоматизации закупок на предприятии. Однако, в ряде случаев готовая система может не подойти, и тогда компания решает разработать собственную уникальную АСУЗ под себя.
Разработка системы управления закупками с нуля может потребоваться в следующих случаях:
Разработка собственной SRM-системы может осуществляться как внутренним ИТ-департаментом (если такой есть), так и привлеченной компанией-исполнителем, однако в обоих случаях разработка системы с нуля обходится дороже и длится дольше, нежели внедрение готового продукта.
На сегодняшний день на большинстве предприятий процесс управления закупками уже автоматизирован с помощью специализированных информационных систем. Однако, с развитием самих предприятий, законодательной базы по закупочной деятельности, отраслевых экосистем, а также с появлением новых информационных технологий, любая АСУЗ начинает требовать доработок и модернизации.
В частности, если система управления закупками перестаёт обеспечивать необходимую эффективность и производительность процессов, что приводит к увеличению расходов на закупки или к недостаточному качеству закупаемых товаров и услуг, это явный признак того, что систему пора модернизировать.
Несоответствие действующему законодательству может приводить к штрафам и другим юридическим последствиям. Более того, если система управления закупками не обеспечивает достаточной прозрачности и открытости для всех участников процедур, это также может негативно повлиять на весь процесс. При возникновении подобных ситуаций с АСУЗ, внедренной на предприятии, её также необходимо дорабатывать.
Ещё одним сценарием, при котором возникает необходимость доработки внедрённой АСУЗ, является быстрый рост компании и одновременное резкое увеличение объёма закупок. В таких случаях существующая система просто перестаёт справляться с нагрузкой, и тогда требуется её модернизация.
Как мы уже отметили, процесс управления закупками и поставщиками является одним из ключевых процессов на производстве и эффективность от его автоматизации напрямую влияет на бизнес-показатели.
В рамках повышения эффективности АСУЗ мы осуществляем для своих клиентов аудит внедренных систем, их модернизацию, разрабатываем SRM-системы с нуля и дорабатываем продуктовые решения, а также помогаем с переходом с иностранного ПО для автоматизированного управления закупками на отечественное.
При этом основными этапами проекта по оптимизации АСУЗ чаще всего являются:
В зависимости от потребностей клиента, мы подключаем к работе бизнес- и системных аналитиков, архитекторов, разработчиков и специалистов по тестированию. При наличии верхнеуровневого технического задания от клиента мы бесплатно делаем оценку проекта, затем подбираем команду не только с релевантной технологической экспертизой, но и с пониманием сферы бизнеса клиента. Если же у клиента ещё нет ТЗ, то мы помогаем с определением проблем, задач, вникаем в бизнес клиента, проводим аудит и аналитику и предлагаем наиболее оптимальное решение из возможных.
Таким образом, грамотно настроенная автоматизация закупочной деятельности на предприятии способна значительно повысить эффективность работы компании, сократить расходы, улучшить качество приобретаемых товаров и услуг, ускорить процесс их получения и снизить вероятность ошибок и недоработок. Наши специалисты всегда готовы проконсультировать по вопросам разработки и модернизации систем управления закупками.
